CALC


QUE ES UNA HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.
Además, las hojas de cálculo también pueden producir representaciones gráficas de los datos ingresados:
* histogramas
* curvas
* cuadros de sectores

Por lo tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.
Las hojas de cálculo principales
Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Las más importantes son:
* Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.
* Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.
* OpenCalc: paquete OpenOffice.
* IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.
* Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.
* KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.
UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo puede aplicarse ventajosamente, entre otras, a tres clases de situaciones:
1. - Manejo de fórmulas y correlaciones empíricas de expresión compleja.
2. - Resolución de problemas que requieran procesos de integración difíciles
o imposibles en modo simbólico.
3. Resolución de problemas que requieran métodos de aproximaciones sucesivas,
“Métodos de tanteo”.
También es de gran utilidad su potencialidad, por el método de la matriz inversa,
de resolver sistemas de ecuaciones lineales, en aplicaciones como balances
de energía o materia, así como sus funciones económicas y de optimización
de programas aplicable en cuestiones de economía de la empresa química,
pero estas cuestiones no se analizan en este trabajo.
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. 
 La hoja de cálculo Excel forma parte del paquete de soluciones ofimáticas Office de Microsoft. Se trata de una herramienta administrativa muy utilizada a nivel de empresa y junto al procesador de texto Microsoft Word es la solución ofimática utilizada por más usuarios. 
Excel como hoja de cálculo es tan buen producto que por el momento parece que no existe ningún otro que le supere, al menos así lo confirma el alto nivel de usuarios que recurren a usarlo. 
La hoja de cálculo puede aplicarse ventajosamente, entre otras, a tres clases de situaciones:
1. - Manejo de fórmulas y correlaciones empíricas de expresión compleja.
2. - Resolución de problemas que requieran procesos de integración difíciles
o imposibles en modo simbólico.
3. Resolución de problemas que requieran métodos de aproximaciones sucesivas,
“Métodos de tanteo”.
También es de gran utilidad su potencialidad, por el método de la matriz inversa,
de resolver sistemas de ecuaciones lineales, en aplicaciones como balances
de energía o materia, así como sus funciones económicas y de optimización
de programas aplicable en cuestiones de economía de la empresa química,
pero estas cuestiones no se analizan en este trabajo.
ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Este programa dispone de versiones para numerosos sistemas operativos, por lo que podemos trabajar con él tanto desde Linux, como desde Microsoft Windows, además tiene una amplia compatibilidad con el programa MS Excel (los documentos creados con Excel pueden verse con Calc sin problemas y apenas observarás ninguna diferencia). Por otra parte, los documentos creados con Calc pueden ser guardados en formato xls (el formato de Excel) y en pdf.
La imagen siguiente muestra la apariencia de nuestro programa una vez que hemos abierto un documento con él. El documento está compuesto por varias hojas, cada una de las cuales está formada por una tabla estructurada en filas y columnas. La intersección de cada fila con cada columna es una celda. Las filas se nombran mediante números (desde 1 hasta 65536), las columnas se nombran mediante letras o parejas de letras (desde A hasta IV) y las celdas se nombran mediante su dirección que está formada por el nombre de la columna en la que se encuentra, seguida del nombre de la fila.
Como puedes apreciar, el programa tiene una apariencia similar a la mayoría de los programas con los que estás habituado a trabajar. Algunos de los elementos habituales son el menú y las diferentes barras de herramientas. Sin embargo, ahora nos vamos a centrar en los elementos específicos de la hoja de cálculo:
  • Celda activa: se trata de la celda seleccionada en el momento actual y muestra un valor que puede haber sido introducido directamente o puede ser el resultado de una fórmula.
  • Dirección de la celda activa: lugar donde se indica la dirección de la celda seleccionada actualmente.
  • Línea de entrada de datos: lugar donde se muestra el contenido real de la celda activa (su valor o la fórmula que produce ese valor).
  • Botón de acceso al listado de funciones de la hoja de cálculo: este botón nos permite acceder a otra ventana en la que se muestran todas las funciones disponibles en el programa junto con un asistente que nos ayuda a conocer su utilidad.
  • Botón suma: sirve para obtener con rapidez la suma de una serie de números escritos en una fila o en una columna.
  • Botón de introducción de fórmula: para introducir una fórmula en una celda lo primero que hay que hacer es escribir el símbolo "=" o, en vez de eso, pulsar este botón.
  • Columna activa: letra que tiene una tonalidad ligeramente diferente a las demás y que indica la columna en la que se encuentra la celda activa.
  • Fila activa: número que tiene una tonalidad ligeramente diferente a los demás y que indica la fila en la que se encuentra la celda activa.
  • Hojas del documento: equivalen a las hojas de un libro y permiten almacenar en un único documento diferentes tipos de cálculos que pueden o no estar relacionados entre sí.
  • Nombre del documento: nos indica el nombre del archivo con el que estamos trabajando.
http://platea.pntic.mec.es/curso20/48_edicionhtml-profundizacion/html9/introduccion.html#hojas

EXRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Cuando se inicia Calc, se dispone de un documento en blanco en la ventana de edición llamado libro de trabajo que es el archivo que se crea y que, de manera predeterminada, tiene la extensión ods.
Un libro de trabajo no es más que un conjunto de numerosas hojas de cálculo, cada una de las cuales puede contener información. Por defecto, cada nuevo libro de trabajo que se crea en Calc posee tres hojas de cálculo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pudiendo agregársele más, hasta un total de 256 hojas de cálculo por cada libro de trabajo (las etiquetas presentes al final de la hoja de cálculo permiten identificar cada hoja del libro).
Cada hoja de cálculo consta de 65.536 filas y 1024 columnas, es decir, un total aproximadamente de ¡67 millones de celdas por hoja!
Las columnas están denominadas por letras o grupos de letras de la A a la Z y las filas por números consecutivos.
La intersección de una columna y una fila es una celda, que son las unidades básicas de almacenamiento de información. Cada celda tiene un nombre o referencia de celda, según la intersección de fila y columna que la forme. Así la celda A1 se hallará en el cruce de la columna A y la fila 1.

La interfaz de la aplicación

Dentro de la ventana de la aplicación se pueden identificar distintas zonas como el menú principal y un conjunto de barras de herramientas en una apariencia similar al resto de aplicaciones de OpenOffice.org o LibreOffice.

La Barra de Título

Se localiza en la parte superior de la pantalla y muestra el nombre del archivo activo. Cuando el mismo es nuevo se muestra por defecto con el nombre Sin título X, donde X es un número. Cuando acudas a guardar el archivo mediante Archivo – Guardar o Archivo – Guardar como, un cuadro de diálogo que aparece en pantalla te permitirá modificar el nombre que se muestra por defecto.
Al hacer doble clic en la barra de título, la ventana cambiará de tamaño. Así podrás ampliar o reducir rápidamente el tamaño de la ventana del programa.
Y observa que muestra los botones de control de la ventana (los mismos que ya conoces en Windows) que te permitirán cerrar la ventana, minimizarla o maximizarla.

La Barra de Menú

Se ubica debajo de la anterior. Cuando se elige una opción del menú aparece un submenú con otras opciones disponibles. Esta Barra de Menú puede ser personalizada desde Herramientas – Personalizar – Menús.
Esta barra proporciona acceso a todas las acciones que pueden realizarse con Calc, organizadas en grupos homogéneos atendiendo a funciones semejantes. Cada entrada permite acceder a las distintas funciones. Para activarlas puedes pulsar tanto el botón del ratón como utilizar ciertas combinaciones del teclado.
Con el ratón Haz clic en el nombre de un menú para desplegarlo, después haz clic en el nombre de la opción deseada.
Por ejemplo, guarda el documento haciendo clic en Archivo – Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como donde tendrás que dar un nombre al archivo y localizar el directorio o carpeta donde guardarlo.
Con el teclado
Observa que, en el nombre de cada menú, hay una letra que aparece subrayada. Puedes abrir el menú, presionando la tecla de la letra correspondiente mientras presionas al mismo tiempo la tecla Alt de tu teclado.
Observa igualmente que en los menús desplegables también aparecen letras subrayadas. Su finalidad es la misma.
Y por último, algunas opciones de menú también son accesibles a través de ciertas combinaciones de teclas. Son las llamadas teclas de método abreviado (o atajos de teclado), que se pueden utilizar para casi todo Calc.
Fíjate también que estos menús desplegables contienen 3 tipos básicos de elementos:
  • Comandos propios. Son aquellos que se ejecutan inmediatamente al ser pulsados. Se distinguen porque a su derecha no hay nada más. Recuerda que, en ocasiones, muestran una secuencia de acceso rápido mediante pulsaciones de teclado. Por ejemplo, los mandatos Cerrar, Guardar todo, Vista preliminar y Terminar son comandos propios.
  • Comandos con ventanas: Son aquellos que dan acceso a una ventana de diálogo en la que puedes cumplimentar las condiciones del mandato. Se distinguen de los anteriores porque el nombre del comando va seguido de 3 puntos suspensivos. En la siguiente imagen puedes encontrar varios comandos que dan acceso a ventanas de diálogo: Abrir, Guardar como, Exportar, Exportar en formato PDF, Propiedades, Firmas digitales, Imprimir, Configuración de la impresora. Para activarlos, o bien pulsas sobre el nombre correspondiente con el ratón o utilizas el teclado como ya sabes.
  • Menús desplegables: Son los mandatos que dan acceso a otros submenús. Al pulsar sobre ellos se abre un nuevo menú adosado a su derecha. Se distinguen de los anteriores porque van acompañados de un pequeño triángulo que apunta en la dirección en la que se abrirá el menú correspondiente. Por ejemplo, al pulsar sobre el menú Enviar se abre, a su derecha, un submenú que permite seleccionar diferentes opciones para enviar el documento.

Las Barras de Herramientas

Inmediatamente debajo de la barra anterior, se muestran tres barras más denominadas Barra de herramientas Estándar, Barra de herramientas Formato y Barra de Fórmulas. Al hacer clic sobre los iconos presentes en dichas barras, aparecen comandos y funciones comunes al entorno de trabajo con OpenOffice.org / LibreOffice.
Las tres barras pueden ser modificadas y personalizadas en función de tus necesidades y preferencias. Acude para ello al menú Herramientas – Personalizar – Barras de herramientas.
Barra de herramientas Estándar:
Situada bajo la Barra de Menú, la Barra Estándar muestra botones que permiten acceder a las funciones más habituales que se realizan con la aplicación: cortar, copiar, pegar, abrir, guardar, imprimir, etc.
Puedes ver para qué sirve cada botón gracias a los cuadros informativos que aparecen al pasar el puntero del ratón por encima de ellos.
Barra de herramientas Formato:
Inmediatamente debajo de la Barra Estándar se localiza la Barra de Formato. Es una barra dinámica que se intercambia por otras barras en función del objeto que tengas seleccionado en el documento. Por ejemplo, si tienes seleccionada una imagen, una tabla o cualquier otro objeto en el documento, la Barra de Formato cambiará para adecuarse a las características modificables del objeto seleccionado.
Barra de Fórmulas:
Es una barra característica y propia de esta aplicación. Permite teclear y así introducir las diferentes fórmulas y funciones a realizar con los datos de la hoja de cálculo o del libro de trabajo, como por ejemplo: Suma, Promedio, Mín, Max, Si, etc.
En el extremo izquierdo se muestra un pequeño cuadro de texto llamado Cuadro de nombre, representado por una letra y un número, tal y como se muestra en la imagen anterior, A1. Es la referencia a la celda activa y representa la columna (letra) y fila (número) de la celda seleccionada.
A continuación, se muestra el asistente de funciones, la función Suma, el botón que permite ingresar una función y la línea de entrada en la que escribir la fórmula o función deseada, respectivamente:
  • El asistente de funciones incluye un cuadro de diálogo desde el que es posible seleccionar una de las funciones que incorpora la aplicación. Esto es muy útil dado que también se muestra una pequeña ayuda de cómo utilizarla (tipo de datos que utiliza, tipo de datos que devuelve, etc.)
  • El botón Suma, inserta una fórmula en la celda activa que acumula los totales de las celdas contiguas.
  • El botón Funciones inserta el signo = en la celda activa y habilita la línea de entrada para introducir – escribir la fórmula o función.

El área de trabajo

Es el espacio que muestra las filas y columnas, y su intersección las celdas. La celda seleccionada es la celda activa. En ella se pueden escribir números, letras, fechas, horas, fórmulas y añadir otros elementos como imágenes o gráficos.
A medida que escribes en la celda, la información aparece tanto en la celda activa como en el área superior de la hoja, en la Barra de Fórmulas:

La Barra de estado

Es la barra que verás en la parte inferior del documento. Informa del número de hojas de cáculo del libro de trabajo del documento y de la hoja actualmente activa, del estilo de la hoja, estado de la tecla Insertar (INSERT o sobre), del modo de selección (STD, EXT o AGR), del informe de modificación del documento, de la escala de visualización del documento, etc.
Las variantes del modo de Selección que pueden aparecer activadas y que se muestran alternativamente en la Barra de Estado son las siguientes:
  • STD. Estándar - Indica el modo de selección normal del documento: al hacer clic seleccionas cada celda en cuestión.
  • EXT. Extendido - Permite seleccionar rápidamente varias celdas consecutivas simultáneamente simplemente haciendo clic en la celda final de la selección.
  • AGR. Agregar - Para añadir celdas seleccionadas a una inicial: sólo tienes que hacer clic sobre las celdas que te interesen si este modo está seleccionado.
Para alternar las diferentes opciones sólo tendrás que hacer clic sucesivamente sobre las opciones que, alternativamente, aparecen en la Barra de Estado.
A continuación, la presencia de un icono de admiración te informará de que el documento ha sido modificado desde la última vez que se guardó. Si haces doble clic sobre él, el archivo se guardará automáticamente.

Las barras de desplazamiento

Permiten moverse a lo largo y ancho de todo el documento. Dependiendo del tamaño del documento aparecerá una barra en el borde derecho y otra en el borde inferior del documento.
Nota. Trabajar sin el ratón
Calc te permite trabajar completamente con la aplicación sin necesidad de utilizar el ratón, sólo usando las teclas del teclado. Tal vez te acostumbres a este modo de trabajar.
Pulsa la tecla F6 de tu teclado y observa como se selecciona el primer menú. Si vuelves a pulsar la tecla F6 se seleccionará el primer icono de la barra estándar, una nueva pulsación sobre F6 seleccionará el primer icono de la barra de formato.
Para moverte por las diferentes entradas de menú y los submenús correspondientes utiliza las flechas de dirección de tu teclado. Para moverte por los iconos de las barras de herramientas sólo tendrás que pulsar la tecla de tabulación. Presiona la tecla Intro para activarlos.



QUE ES COLUMNA Y FILAS DE LA HOJA DE CÁLCULO
La celda y el trabajo con las celdas
Debes familiarizarte con estos conceptos porque son conceptos básicos que utilizarás en la aplicación. La celda es el elemento más básico de la hoja de cálculo. Es el recuadro que se forma en la intersección entre una fila y una columna. En ella puedes, como ya has visto, incluir texto, pero también números, fórmulas, datos, gráficos, ilustraciones, y otros elementos. Y, además, tras insertar los datos en una celda, les podrás aplicar formatos específicos, incluyendo tipos de letras diferentes, colores, estilos, etc.
Toda celda tiene una referencia que es su coordenada en la hoja de cálculo. Por ejemplo, en la captura de pantalla anterior puedes ver cómo está activa la celda C3, nombrada así porque se localiza en el lugar en que se cruza la columna C y la fila 3. Así, la celda A6 será la que se encuentra en el lugar en que se cruzan la columna A y la fila 6. ¡Muy sencillo!
Pero también es posible llamar a una celda con un nombre, por ejemplo, IVA. Imagina que estás realizando una factura y que, en algún momento, escribes el valor del IVA a aplicar en la celda D4. Si tienes que realizar algún cálculo con este valor puedes indicar que tome el valor de la celda D4 o también, escribir un nombre para la celda (verás un cuadro de nombre en la parte superior de la hoja del programa – teclear y pulsar tecla INTRO) e indicar al programa que tome el valor de la celda IVA.
  • Para seleccionar una celda y trabajar con ella sólo tienes que hacer clic en ella.
  • Para seleccionar varias celdas, es necesario hacer clic en la primera y luego arrastrar el ratón hasta la última.
  • Para seleccionar varias celdas no contiguas mantén pulsada la tecla Ctrl mientras vas pulsando en las celdas elegidas.
  • Para seleccionar todas las celdas de la hoja haz clic en la casilla de la esquina superior izquierda, donde se encuentran las letras y los números, exactamente en la que no tiene letra ni número.
  • Para deseleccionar una o varias celdas haz clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionada.
LAS CELDAS DE CALC ADMITEN los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Y además, dispones de un comando nuevo el Pegado especial, un comando que te permite copiar – pegar el contenido de la celda y los formatos que le hayas aplicado:

LAS COLUMNAS DE CALC

La columna es el grupo vertical de celdas que empieza en la primera fila y termina en la última. Las columnas en Calc se identifican con una letra, empezando por la A. Al comienzo de un trabajo sólo puedes ver unas pocas columnas pero su número se irá ampliando según las necesites al insertar datos.
  • Para seleccionar una columna haz clic en su letra. Puedes, así, aplicar formato a toda la columna: añadir bordes, cambiarla de tamaño, de color, etc.
  • Para seleccionar varias columnas haz clic en la primera y luego pulsa la tecla Mayús mientras pulsas en la última: las columnas contiguas se seleccionarán.
  • Para seleccionar varias columnas no contiguas, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic una a una en las columnas que quieras seleccionar.
  • Para quitar la selección de una o de varias columnas, no tienes más que hacer clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que no esté seleccionado.
Puedes cortar – pegar columnas y puedes copiar – pegar su contenido (pegar – pegado especial)
Puedes ocultar una columna. En este caso, si ocultas una columna ésta no aparece en la hoja de cálculo, pero sigue efectuando las operaciones y cálculos que contenga.






FILAS DE LAS CALC
Todo lo dicho para las columnas sirve igualmente para las celdas, teniendo en cuenta que las filas son los grupos de celdas horizontales que se identifican con un número a partir del 1.

Modifica el ancho de las columnas

Las columnas de Calc están establecidas con una anchura estándar, pero puedes cambiarla según tus necesidades. Para ello selecciona la columna que quieras modificar su ancho, haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella y en el menú contextual, selecciona Ancho de columna.
Escribe el nuevo ancho en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.
También puedes cambiar el ancho de una forma muy cómoda. Aproxima el cursor del ratón a la derecha de la letra de la columna que quieras cambiar de ancho. Cuando el cursor se transforme en una doble flecha blanca haz clic y arrastra hacia la derecha o hacia la izquierda, para aumentar o disminuir el ancho de la columna. En la parte superior verás una etiqueta de información emergente que te irá indicando el ancho de la columna que se va adoptando.

Modifica el alto de la fila

Las filas de Calc están establecidas con una altura estándar, pero puedes cambiarla a tu antojo. Para ello selecciona la fila cuyo alto quieres modificar, haz clic con el botón derecho del ratón y, en el menú contextual, selecciona Altura de fila.
Escribe el nuevo alto en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar.
También puedes cambiar el alto de la fila de una manera mucho más cómoda. Aproxima el cursor del ratón debajo del número de la fila a la que quieras modificar el alto. Cuando se convierta en una doble flecha blanca, haz clic y arrastra hacia abajo o hacia arriba, para aumentar o disminuir el alto de la fila. En la parte superior puedes ver una etiqueta de información emergente que te irá indicando el alto de la fila.

Los rangos de Calc

Otro concepto que emplearás de forma habitual en las tareas y actividades con Calc es rango. Calc llama “rango” a un grupo rectangular de celdas. Observa el siguiente ejemplo de rango y entiende cómo es su estructura:
A1:C5
A1 y C5 son las celdas de los extremos. Y los dos puntos indica que están contenidas en el rango todas las celdas situadas entre ellas.
El rango C3:F6 es, por tanto, el grupo rectangular de celdas comprendido entre la celda C3 y la celda F6.
Para seleccionar un rango, haz clic en la primera celda y arrastra el ratón hasta la última. El rango se muestra de un color más oscuro para indicar que está seleccionado.
Una vez que tienes el rango seleccionado puedes aplicarle una tarea, por ejemplo, puedes aplicar un determinado formato a todo el rango, añadir un nombre (que servirá para todo el grupo de celdas). Y, por supuesto, puedes utilizar los comando copiar, cortar y pegar para copiar, cortar y pegar rangos.
http://www.lasticenelaula.es/portal/index.php/ofimatica/calc/207-illegamos-a-los-200000.html





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